一般而言,会议确定以及成功举行,大多经过以下几个环节: 1.确定:这个时间需要的是耐心与细致——得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。 2.执行:严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。 3.结算:双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。会议结束后,将各个参会人员送到指定的返回地点,就完成了整个会议服务。海珠区商务会议服务中心
总结我们提供会议服务的经验,一般而言,会议确定以及成功举行,大多经过以下几个环节: 1、策划:提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、会议回执,我们过去的成功经验,都将成为您成功举办会议的基础。 2、咨询:在此阶段,将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。 3、考察:在双方进一步取得互信后,会安排您或者您的表示到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。海珠区企业商务会议服务价格会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
会务服务工作人员的行为基本要求: 1.来人到前台签到等,工作人员要起立,热情接待。与客人说话,要自然大方,切忌态度生硬,语言粗鲁,要露出您美丽的八颗牙齿。 2.酒店门口迎接服务的顺序原则上按照先主宾,后随员,先女宾、后男宾的顺序,帮忙把行李送到签到台或前台,协助办理签到手续(备注:所有的服务顺序都可按照以上程序做,只是在不同时间作相应调整)。 3.日常工作中要保持环境安静,搬动家具或办公用品时要避免发生过大的响声。禁止大声喧哗、开玩笑、聊天、哼唱歌曲。应客人呼唤也不可声音过高,如距离太远则可点头示意,对扰乱室内安静的行为要婉言劝止。
会议各项服务具体标准: 1、拉椅服务:将客人带到座位前,双手分别放于椅背两侧,用膝盖抵住椅背,轻轻拉椅,椅面稍转向客人,待客人走到座位前,再将椅子向前推,右手手势示意客人请就座。 2、衣帽服务: 会议中若有客人要脱掉外套,会议服务人员要帮客人将衣服挂在椅背上,切记拿衣服时不能大幅度甩动,避免将客人衣服内的物品甩掉或弄坏。 3、倒水服务 (1)倒水方法:左手提壶,站在客人右侧(若右侧太挤也可在左侧倒水),右手拇指和食指捏住杯盖,右手中指、无名指、小指握住杯把将茶杯端起,侧身在客人身后倒水。倒水时胳膊弯曲,将水徐徐倒进杯中,不要过快,避免热水喷出烫到客人,水倒入杯中不要太满,七分满即可,倒完水后将水杯轻轻的放回原处,盖上杯盖,可将杯盖留一条缝隙,用手势示意客人水已倒好。倒水时动作一定要轻,杯盖与杯子之间不可发出声响。 (2)倒水顺序:倒水时,一般由两名服务人员从会议桌两边同时倒水,按照先宾后主的原则,先左后右的顺序倒水。会议接待人员举止要庄重、文明,无论站、坐,姿势要端正。
会议服务人员倒茶时的规范姿势: 按照标准的持暖瓶的要求,走到客人面前(将壶盖放在服务车上),保持站立姿势。用右手将暖瓶鸭嘴盖轻轻掀起,左手大拇指捎顶一下,以防止发出响声,然后将右手放回原处,顺势向左边轻轻送一下,这时左臂呈伸直状态,瓶口朝外,瓶底在内,瓶体自然倾斜。右脚向前迈一步,同时右手的小指和无名指将杯盖夹起(如果杯盖被粘在杯体上,应用力按一下即可),手心朝上,做个控杯的姿势,以防水珠落在桌子上或打湿文件,然后收腿以站立姿势于身体一侧倒水,(这过程应是一个弧形路线,以防客人碰到茶杯)并按原路放回(根据客人的要求和习惯将茶杯放置在相应的位置),轻拿轻放,然后将杯盖盖好,调整杯柄角度,然后做个“请”的手势。只有完善的会议服务,才可以保障会议的完美举行,所以提前了解好会议服务的主要内容是很有必要的。白云区企业商务会议服务商
会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、保镖、电工等是否均已到位。海珠区商务会议服务中心
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